Учетная система — производство

Продолжаю цикл статей по элементам информационной системы. Начальная статья по ссылке Состав информационной системы — компоненты и их назначение.

Со всеми статьями можно ознакомиться по ссылке

Сегодня поговорим о блоке Учета для производства. Этот блок предназначен для учета движения денежных средств и ТМЦ на производстве, а именно: учет закупаемого материала, передача материалов в производство, списание под выпускаемую продукцию, учет заработной платы, расчет себестоимости продукции, учет выручки от реализации. Сюда же можно отнести задачи по планированию закупок, контролю закупочных цен и управлению спецификациями (или калькуляциями) на производство.

Учетные задачи достаточно легко автоматизируются в решениях на базе 1С. Однако, следует упомянуть о нюансах, которые имеют место при автоматизации данного блока:

1. Если компании требуется позаказный расчет себестоимости (при индивидуальном производстве) или расчет себестоимости на партию (при серийном производстве) — возникает вопрос привязки расходуемых материалов к конкретному производственному заданию. На практике эта задача вызывает ряд сложностей, ведь не всегда можно однозначно отнести материалы, выдаваемые со склада, на конкретный заказ или партию. Например, если со склада выдается банка краски объемом 25 литров, которая будет израсходована не полностью — сразу списать ее на партию или заказ не получится. И таких материалов масса. Поэтому отразить привязку материала к конкретному заданию на этапе выдачи со склада невозможно. Отсюда возникает потребность в организации учета фактического расхода материалов непосредственно на производственном участке, что в рамках учетной системы обычно не автоматизировано, да и чистой автоматизации не поддается. Эта задача обычно решается при помощи нормативов и инвентаризации. Т.е. в чистом виде программа здесь не работает — нужны еще организационные мероприятия.
2. Учет брака — это отдельная большая тема. Брак, как известно, может быть выявлен в процессе производства, или после возврата товара клиентом. В первом случае затраты на брак логично списать на себестоимость партии, в которой этот брак выявлен. Поэтому необходимо организовывать процесс учета выбраковки и отражения повторного использования материалов в учетной системе. Здесь мы сталкиваемся с проблемой — если на участке есть резерв материала (см. пункт 1) — тогда он может быть использован на устранение брака без отражения в учете. Если же брак выявлен после передачи клиенту — то это уже накладные расходы компании, но для предотвращения последующих проблем следует вести реестр рекламаций с учетом по месту возникновения брака, чтобы принимать на основании наиболее частых случаев управленческие решения.
3. Калькуляции и спецификации — для серийного производства. Казалось бы, можно просто внести в систему спецификации на расход материалов и работ — и по ним формировать калькуляции на списание материалов при выпуске продукции. Однако этот подход имеет подводный камень — исходные материалы очень часто меняются. Так, сегодня закупили шуруп 4х16 у оптового поставщика, а через месяц не успели дождаться партии, и заменили его на шуруп 4х18, который подходит для замены данного крепежа. И получается, что простое списание по спецификации даст расхождение в остатках шурупов. Или другой пример — использовали на производстве листы оргстекла размером 1170х1340 мм, а затем отдел закупок нашел более выгодное предложение, но формат листа 1500х1700 мм. В справочнике номенклатуры это будут две разные строки. При формировании калькуляции вообще может не произойти списание, так как материал на складе отсутствует. Обновлять спецификации при каждом таком изменении — дело достаточно трудоемкое, но зачастую необходимое. Еще здесь на помощь может прийти механизм аналогов — это подход, при котором к позиции из спецификации привязывается материал (или список материалов), который может быть использован при его отсутствии на остатках. Но в любом случае, полная автоматизации может привести к неточностях в учете — здесь требуется информация от производства — какой материал фактически был израсходован.
4. Расчет себестоимости — камень преткновения большинства проектов автоматизации. Дело в том, что алгоритм расчета себестоимости — это, зачастую, результат творческой деятельности экономиста, финансиста или бухгалтера (или всех вместе). Единых стандартов по расчету не существует — каждый вправе сам выбирать подход. По этой причине иногда такие алгоритмы чрезмерно усложняются в попытке получить «справедливую фактическую себестоимость», но, на мой взгляд, эти действия приводят лишь к повышению сложности алгоритмов. Необходимо помнить, что фактической полной себестоимости не существует. Дело в том, что однозначно распределить расходы на аренду, ЖКХ, налоги, амортизацию оборудования и другие накладные, на выпущенный объем продукции, можно лишь приближенно, при помощи какой-то базы распределения. А база распределения — это всегда условность, которую мы принимаем за допустимую. Отсюда получается, что сумма, называемая «фактической полной себестоимостью заказа» — это принятая нами группа условностей, от которой мы отталкиваемся при принятии управленческих решений о том — какая продукция для нас наиболее выгодная. Мое мнение — нужно учитывать прямые затраты, которые можно отнести на себестоимость заказа или партии (материалы, сдельная зарплата, брак), и для принятия управленческих решений использовать маржинальность того или иного продукта (разницу между ценой продажи и прямой себестоимостью или условно-переменными расходами на изготовление продукции). Даже здесь будет погрешность (см. пункт 1,2 и 3), но ее уровень можно сделать допустимым при разумных трудозатратах на учет. Полную себестоимость на изделие считать не имеет смысла, потому что часть ее непосредственно к изделию отношения не имеет. Показатель полной себестоимости (с учетом накладных расходов), имеет смысл только в суммарном выражении для расчета финансового результата за период по направлению деятельности в целом. Любые попытки декомпозиции этого показателя на более низкий уровень являются лукавством.

Следует отметить, что типовые конфигурации 1С, как правило, не учитывают перечисленные нюансы (за исключением сложных систем уровня ERP, но и те не в полной мере). Если та или иная задача стоит у вас остро — без доработок не обойтись.

Многие предприятия хотят упростить задачу расчета заработной платы сотрудников при помощи автоматизации. В состав блока Учета производства не входит учет выработки, поэтому при условии расчета сдельной заработной платы или премиальной части на основании каких-то показателей — их, скорее всего, в системе не будет. Большинство подобных показателей появятся в блоке «Система управления производством», и могут быт получены оттуда, или внесены вручную.

Есть еще нюанс, связанный с работой организации от имени нескольких юридических лиц. При такой работе возникают проблемы если покупка материалов производится на одно юридическое лицо, а отгрузка готовой продукции от имени другого юридического лица. Для решения данной проблемы в ряде систем реализован механизм «Интеркампани» (или «Интеркомпани»). Он позволяет по итогам периода автоматически выявить разрывы в учете в разрезе юридических лиц, и формировать документы Реализация/Поступление, которые урегулируют эти разрывы. Если в выбранном вами программном продукте этого механизма нет, а несколько юридических лиц есть — то его можно разработать, иначе бухгалтерия не сможет вести учет остатков в соответствии с требованиями к ведению бухгалтерского учета.

Отдельно хочется рассказать про учет материалов и готовой продукции на складах. Сталкивался с ситуациями, когда склады материалов были размещены непосредственно на производстве, и материал с них забирался на участки бесконтрольно, без оформления документов приема-передачи. Если у вас есть такие склады — тогда получить данные по расходу материалов и прямой себестоимости с достаточной достоверностью практически невозможно. Поэтому если вы хотите видеть корректные цифры верхнего уровня (выручку, прибыль) — нужно начинать с выстраивания учета на местах. В том числе складского. Это, впрочем, касается и блока учета продаж, но там я не сталкивался с такими проблемами.

Последний момент, на котором я хотел бы остановиться — это резервирование материалов под изготовление конкретного заказа или партии. В 1С есть типовой инструмент, который позволяет привязать количество определенного материала к производственному заданию, и контролировать, чтобы этот материал выдали именно под выполнение этого задания. С первого взгляда кажется, что такая система позволит решить проблемы с нехваткой материалов на заказы, которые уже запущены в производство, однако по факту обслуживание этой системы требует дополнительных трудозатрат. Например, у вас автоматически резервируется материал при поступлении заказа. Поступило 10 заказов, и под каждый из них материал был зарезервирован. Свободного остатка нет. При изготовлении первого заказа допустили брак. Система не позволит выдать материал в производство, так как он распределен под другие заказы. В итоге придется сначала снять резерв, и только потом выдать материал. Второй случай — материал изменился. В момент поступления заказа в спецификации значился один материал, а закупили аналог. При этом резерв на этот материал в системе «повиснет», и если его не снять — то это хвост может мешать в работе, когда первоначальный материал все-таки на склад поступит. Он будет недоступен для выдачи. Работа по контролю резервов должна быть централизованной — кто-то должен четко отслеживать — какие резервы можно снять, какие зависли, а какие снимать нельзя. Получается, что дельный механизм при применении в реальности требует времени на свое обслуживание. Но при грамотном применении он снижает риски некомплекта при изготовлении продукции.

Итак, блок учета производства в части движения ТМЦ — это важный элемент информационной системы производственного предприятия. И без него получить достоверную информацию по результатам деятельности предприятия. Но внедрение этого блока — не простая задача, и она лежит не только (и не столько) в сфере автоматизации — сколько в сфере организации работы.

Если у вас есть вопрос по внедрению системы учета на производстве — свяжитесь с нами. Подумаем вместе над вашими производственными задачами.